Voltride OÜ (osoite: Purje tn 8, Tallinna ja virolainen yritysrekisterikoodi: 14871968), jatkossa „Voltride“ tai „me“ on henkilötietojen säilytyksestä ja käsittelystä vastaava taho. Tässä tietosuojaselosteessa selitämme, kuinka Voltride käsittelee asiakkaidensa henkilötietoja.
Ymmärrämme, että yksityisyyden ja henkilötietojen suoja on ensiarvoisen tärkeää asiakkaillemme. Siksi suojelemme kaikkien kanssamme kontaktissa olevien luonnollisten henkilöiden yksityisyyttä erityistä vastuullisuutta ja huolellisuutta noudattaen. Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EL 2016/679), Viron lainsäädäntöä sekä muita oikeuslaitoksen ja viranomaisten antamia määräyksiä.
Sovellamme tietosuojaselostetta ja mahdollistamme siihen tutustumisen aina kun solmimme asiakkaan kanssa tuotteita tai palveluita koskevia sopimuksia sekä jo ennen sitä eli tarjotessamme palveluja, tuotteita ja/tai tietoja verkkosivustomme kautta. Tietosuojaseloste on käytäntöjämme selittävä dokumentti sen sijaan, että se olisi osa sopimustekstiä tai Voltriden yleisiä asiointiehtoja.
Mitä henkilötiedot ovat ja millaisia tietoja Voltride käsittelee?
Henkilötietoja (jatkossa myös ”tietoja”) ovat kaikki suoraan tai välillisesti luonnollisiin henkilöihin yhdistettävissä olevat tiedot. Ryhmittelemme henkilötietoja selkeyden vuoksi seuraavasti.
Milloin ja millä tavoin keräämme henkilötietoja?
Käytämme verkkosivustollamme evästeitä. Kysymme sivustollamme kävijän suostumusta sellaisten evästeiden käyttöön, jotka eivät ole välttämättömiä sivuston perustoimintojen tai asiakkaille tarjottavien palvelujen toimivuuden varmistamiseksi. Voit lukea lisätietoja evästeiden käytöstämme täältä.
Keräämme henkilötietoja pääosin seuraavilla tavoilla:
- suoraan asiakkailta itseltään, kun he esimerkiksi asioivat kanssamme, astuvat kanssamme sopimussuhteeseen eli ostavat tai tilaavat Palveluitamme ja tuotteitamme taikka rekisteröityvät Palvelujemme käyttäjiksi, tilaavat uutiskirjeemme, vastaavat asiakastyytyväisyystutkimukseen tai ovat meihin yhteydessä;
- havainnoituina tietoina, jotka syntyvät asiakkaiden vieraillessa verkkosivuillamme;
- johdettuina tietoina, joita luomme asiakkaiden henkilötietojen pohjalta – esimerkiksi heidän käyttäjätiliensä profiileista, analytiikan avulla asiakkailta saaduista tiedoista tai tehdyistä päätelmistä liittyen heidän mahdollisiin kiinnostuksen kohteisiin tai palveluiden käyttötottumuksiin;
- Muista lähteistä – esimerkiksi toisten palveluntarjoajien kautta saatuina tietoina.
Millä oikeudellisilla perusteilla ja mihin tarkoituksiin käsittelemme henkilötietoja?
Kaikenlainen henkilötietojen käsittely on aina oltava oikeutettua. Sen vuoksi käsittelemme kaikissa tilanteissa henkilötietoja vain määriteltyyn käyttötarkoitukseen ja sen tarkoituksen vaatiman ajan tietoja säilyttäen.
Voltride käsittelee henkilötietoja neljällä oikeudellisella perusteella: lakisääteisten velvoitteiden, sopimussuhteen, oikeutetun edun sekä annetun suostumuksen pohjalta. Lisätietoja kaikista näistä on luettavissa alla. Tässä tietosuojaselosteessa olemme ryhmitelleet henkilötietojen käyttötarkoitukset kyseisiin neljään oikeudelliseen perusteeseen tukeutuen. Mainittujen oikeudellisten perusteiden ja käyttötarkoitusten mukaan henkilötietojen säilytysajat ovat eri mittaisia, ja sen myötä vaihtelevat myös henkilötietojen kohteen oikeudet ja mahdollisuudet vaikuttaa omia tietojaan koskevaan käsittelyyn.
Voimme myös käsitellä anonyymeiksi muunnettuja tai yhdisteltyjä tietoja, jotka eivät ole yhdistettävissä yksittäisiin henkilöihin. Tällaiset tiedot eivät EU:n tietosuoja-asetuksen mukaan ole enää henkilötietoja, eikä niitä siten tarvitse käsitellä tietoturvasäännösten edellyttämällä tavalla.
Mitä tarkoittaa markkinoinnillinen profilointi?
Profilointi markkinointitarkoituksiin tarkoittaa henkilötietojen käsittelyä erilaisia tilastollisia tai matemaattisia analyysi- tai ennustusmenetelmiä hyödyntäen. Toimenpiteen tarkoituksena on luoda tai löytää tietojen ja trendien välisiä yhteyksiä, todennäköisyyksiä, korrelaatioita, malleja, markkinointiprofiileja jne. Edellä mainitun avulla voimme ennustaa tai johtaa asiakkaiden odotuksia, mieltymyksiä ja tarpeita tarjoamiemme tavaroiden ja palveluiden kulutukseen liittyen.
Profilointi eroaa markkinoinnin muusta automaattisesta tietojenkäsittelystä sillä, että se ennustaa tai luo luonnollista henkilöä koskevia lisätietoja, jotka voivat poiketa todellisuudesta eli sisältää mahdollisuuden myös virheille. Profilointi sisältää aina jonkin verran virhemarginaalia, koska assosiaatiot luodaan matemaattisilla ja tilastollisilla perusteilla. Jos yksittäisen henkilön määrittämisessä tiettyyn luokkaan kuuluvaksi ei ole erehtymisvaraa, tarkoittaa se, että kyseinen tietojen käsittely ei ole yleisen tietosuoja-asetuksen mukaista profilointia.
Voltriden asiakkailla on oikeus milloin tahansa vastustaa heitä koskevien tietojen käsittelyä markkinointitarkoituksiin, mukaan lukien markkinointiprofiloinnin mielessä. Tämän voi tehdä ilmoittamalla asiasta Voltridelle kirjallisesti tai kirjallisen jäljentämisen mahdollistavassa muodossa.
Kuinka kauan säilytämme asiakkaiden henkilötietoja?
Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin mitä on tarpeen tietosuojailmoituksessa määriteltyjen tavoitteiden saavuttamiseksi tai niin kauan kuin laki sitä meiltä vaatii. On hyvä huomata, että tietyissä tapauksissa voi tavanomaisista määräajoista esiintyä poikkeavuuksia. Esimerkiksi automaattista tietojen poistoaikaa ei sovelleta, mikäli asiakkaalla on Voltridelle maksurästejä tai sopimusriita on keskeneräisessä käsittelyvaiheessa. Myöskään anonyymeiksi muunnettujen tietojen taltiointiin ei sovelleta näitä sääntöjä, koska kyseisissä tapauksissa kyse ei ole enää henkilötiedoista.
Voltride varmistaa tarvittavin toimenpitein sen, että vanhentuneet tiedot poistetaan tai muunnetaan anonyymeiksi. Oheisessa listassa on yhteenveto henkilötietojen säilytysaikakäytännöistämme.
Millä tavalla suojaamme ja turvaamme henkilötietoja?
Tietoturva ja asiakastietojen turvaaminen on meille ensiarvoisen tärkeää. Noudatamme tarkoituksenmukaisia työyhteisöllisiä ja tietoteknisiä menettelytapoja, joiden on määrä turvata henkilötietojen eheys, saatavuus ja luottamuksellisuus. Huolehdimme henkilökunnan, tietojen, tietojärjestelmien sekä sisäisten ja yleisten viestintäverkkojen kuin myös toimistojen ja teknisten tilojen turvallisuudesta. Erityistä huomiota kiinnitämme juuri henkilötietojen turvalliseen käsittelyyn, estääksemme ulkopuolisten luvattoman pääsyn niihin.
Takaamme asiakkaidemme meille lähettämien viestien sisällön ja esitysmuodon luottamuksellisuuden. Teemme tarkoituksenmukaisia ja turvallisuutta uhkaavia riskejä minimoivia toimia. Tarvittaessa selitämme Voltriden verkkosivustolla tarkemmin, mitä konkreettista nämä toimet voivat käsittää.
Työntekijämme ovat velvoitettuja pitämään käsittelemänsä tiedot luottamuksellisina ja turvattuina. Heille järjestetään henkilötietojen turvallisen käsittelyn koulutuksia tämän velvollisuuden täyttämiseksi.
Mitä asiakkaat voivat itse tehdä henkilötietojensa suojaamiseksi?
Vaikka kiinnitämmekin Voltridessä erityistä huomiota asiakkaiden henkilötietojen turvallisuuden varmistamiseen, on jokaisella asiakkaalla itsellään myös tärkeä rooli tämän tavoitteen saavuttamisessa. Omat yhteystiedot kannattaa pitää ajan tasalla. Se auttaa varmistamaan, että turvallisuustiedotukset tavoittavat aina oikean henkilön. Ennen henkilötietojen luovuttamista tai syöttämistä kolmansien osapuolien tietojärjestelmiin kannattaa aina harkita, onko tietojen vastaanottajasta ja niiden säilytyksen turvallisuudesta takeita.
Salasanojen, henkilötodistustietojen tai muiden vastaavien arkaluonteisten tietojen luovuttaminen ja jakaminen muille ei ole sallittua eikä järkevää.
Jos epäilette, että henkilötietojanne on käsitelty tietosuojaselosteemme vastaisesti tai että tietojanne on luovutettu ulkopuolisille tuntemattomille tahoille, pyydämme ilmoittamaan epäilyksistä meille mahdollisimman pian. Näin voimme ratkaista tilanteen mahdollisimman nopeasti ja auttaa vähentämään mahdollisia vahinkoja.
Kuinka voitte käyttää oikeuksianne ja olla meihin yhteydessä?
Jos haluatte saada lisätietoja henkilötietojen käytöstä tai apua, voitte aina ottaa yhteyttä asiakaspalveluumme lähettämällä sähköpostia osoitteeseen info@voltride.com.
Jos epäilette, että henkilötietojanne on saatettu käsitellä huolimattomasti tai tietosuojaselosteen vastaisesti, voitte ilmoittaa asiasta henkilötietosuojan asiantuntijallemme osoitteeseen info@voltride.com. Teillä on myös oikeus olla yhteydessä Viron tietosuojaviranomaisten kanssa (https://www.aki.ee/en) ja/tai kääntyä tuomioistuimen puoleen yksityisyyttä ja henkilötietojen suojaamista käsittelevien riitatilanteiden ratkaisemiseksi.
Kun olemme tunnistaneet henkilöllisyytenne asianmukaisesti, rekisteröimme lisätietopyyntönne tai epäilyksenne sekä ilmoitamme teille siihen liittyvien toimenpiteiden toteuttamisesta viimeistään kuukauden sisällä pyynnön vastaanottamishetkestä.